BFSG-Dokumentation: Wie du deine Barrierefreiheits-Bemühungen nachweist

Warum Dokumentation entscheidend ist

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) verlangt, dass Unternehmen die Konformität ihrer digitalen Angebote nachweisen können. Wenn eine Behörde oder ein Abmahn-Anwalt fragt "Ist Ihre Webseite barrierefrei?", brauchst du mehr als "Ja, glaube schon". Dokumentation ist dein Beweis.

Konkret fordert § 13 BFSG eine Konformitätsbewertung: Bevor du ein Produkt oder eine Dienstleistung auf den Markt bringst, musst du bewerten, ob die Barrierefreiheitsanforderungen erfüllt sind. Das Ergebnis dieser Bewertung muss dokumentiert und mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Ohne diese Dokumentation stehst du im Ernstfall ohne Beweismittel da.

Die Marktüberwachung nach § 16 BFSG gibt den zuständigen Behörden weitreichende Befugnisse: Sie können Unterlagen anfordern, Prüfungen durchführen und bei Verstößen Bußgelder bis 100.000 Euro verhängen. Der entscheidende Punkt: Selbst wenn deine Webseite tatsächlich barrierefrei ist, kann das Fehlen einer ordentlichen Dokumentation allein schon ein Verstoß sein.

Dokumentation schützt dich also auf drei Ebenen: gegenüber der Marktüberwachungsbehörde, gegenüber Abmahnungen und als interner Leitfaden für dein Team. Weitere Informationen finden Sie im BFSG-Glossar.

§ 13 BFSG: Die Konformitätsbewertung verstehen

Die Konformitätsbewertung nach § 13 BFSG orientiert sich an der europäischen Norm EN 301 549, die wiederum auf die WCAG 2.1 AA verweist. Im Kern musst du folgende Fragen beantworten und dokumentieren:

• Welche Barrierefreiheitsanforderungen gelten für dein digitales Angebot?
• Wie hast du geprüft, ob diese Anforderungen erfüllt sind?
• Welche Ergebnisse hat die Prüfung ergeben?
• Welche Maßnahmen hast du bei Abweichungen ergriffen?

Die EU-Konformitätserklärung ist das formale Ergebnis dieser Bewertung. Sie muss den Namen und die Anschrift des Wirtschaftsakteurs enthalten, eine Beschreibung der Dienstleistung, einen Verweis auf die angewandten harmonisierten Normen (EN 301 549) und die Unterschrift der verantwortlichen Person. Ein Muster findest du in Anhang IV der EU-Richtlinie 2019/882 (European Accessibility Act).

Barrierefreiheitserklärung nach § 12b BGG

Neben der internen Konformitätsbewertung brauchst du eine öffentlich zugängliche Barrierefreiheitserklärung auf deiner Webseite. Das Muster orientiert sich an § 12b des Behindertengleichstellungsgesetzes (BGG) und der EU-Durchführungsverordnung 2018/1523.

Eine vollständige Barrierefreiheitserklärung enthält:

• Stand der Konformität: "Vollständig konform", "Teilweise konform" oder "Nicht konform" mit den WCAG 2.1 AA-Kriterien
• Nicht barrierefreie Inhalte: Ehrliche Auflistung bekannter Barrieren mit Begründung und geplantem Zeitrahmen für die Behebung
• Erstellungsdatum und Methodik: Wann und wie wurde die Bewertung durchgeführt (z. B. automatisierter Scan mit bf-check.de, manueller Test, externer Audit)
• Feedback-Mechanismus: Kontaktmöglichkeit für Nutzer, die Barrieren melden möchten (siehe unten)
• Durchsetzungsverfahren: Hinweis auf die zuständige Schlichtungsstelle

Erfahre in unserem ausführlichen Leitfaden, wie du eine Barrierefreiheitserklärung Schritt für Schritt erstellst.

Was du dokumentieren solltest: Der Muster-Dokumentationsplan

Eine lückenlose Dokumentation besteht aus mehreren Bausteinen. Hier ist ein Muster-Dokumentationsplan, den du direkt für dein Unternehmen adaptieren kannst:

1. Prüfberichte (vierteljährlich): Datum und Ergebnis jeder Barrierefreiheits-Prüfung. Nutze automatisierte Scanner wie bf-check.de für regelmäßige Scans und ergänze manuelle Tests. Archiviere jeden Report als PDF mit Zeitstempel.

2. Maßnahmenprotokoll (laufend): Liste der gefundenen Mängel, priorisiert nach Schweregrad. Dokumentiere für jeden Mangel: Was wurde gefunden? Wann wurde es behoben? Wer war verantwortlich? Wie wurde die Behebung verifiziert?

3. Barrierefreiheitserklärung (jährlich aktualisieren): Die öffentliche Erklärung auf deiner Webseite, mindestens einmal jährlich und nach jeder größeren Änderung aktualisiert.

4. Schulungsnachweise (pro Mitarbeiter): Wer in deinem Team wurde wann zu Barrierefreiheit geschult? Welche Inhalte wurden vermittelt (Alt-Texte, Überschriftenstruktur, Formulare)? Schulungsnachweise zeigen der Behörde, dass du das Thema systematisch angehst und nicht nur reagierst.

5. Feedback-Protokoll (laufend): Jede Nutzermeldung zu Barrieren muss protokolliert werden: Eingang, Inhalt, Bearbeitungsstatus, Ergebnis. Der Feedback-Mechanismus ist nach § 12a BGG verpflichtend.

6. Technische Änderungshistorie (laufend): Theme-Wechsel, Plugin-Updates, neue Funktionen: Alles, was die Barrierefreiheit beeinflussen kann, sollte mit Datum und Verantwortlichem festgehalten werden.

Audit-Trail erstellen: So baust du deinen Nachweis auf

Ein Audit-Trail ist die chronologische Kette aller Maßnahmen, die du zur Barrierefreiheit ergriffen hast. Er ist dein stärkstes Argument bei einer Behördenprüfung, weil er zeigt: Du hast nicht einmalig geprüft, sondern kontinuierlich verbessert.

So baust du deinen Audit-Trail auf:

Erstprüfung dokumentieren: Führe einen umfassenden Erst-Scan durch und dokumentiere den Ist-Zustand. Unser Audit-Leitfaden zeigt dir, wie du dabei vorgehst. Halte fest, welche WCAG-Kriterien erfüllt sind und welche nicht.

Maßnahmenplan erstellen: Priorisiere die gefundenen Mängel nach Schweregrad (kritisch, schwerwiegend, geringfügig). Setze realistische Fristen. Kritische Barrieren (z. B. nicht tastaturbedienbare Navigation) sollten sofort behoben werden.

Korrekturen umsetzen und dokumentieren: Für jede Korrektur: Vorher-Zustand, durchgeführte Änderung, Nachher-Zustand, verantwortliche Person. Screenshots oder Scan-Reports vor und nach der Korrektur sind Gold wert.

Re-Scans durchführen: Nach jeder Korrektur-Runde einen erneuten Scan durchführen. Die Verbesserung im Score ist dein messbarer Fortschritt.

Regelmäßige Folgeprüfungen: Mindestens vierteljährlich, idealerweise monatlich. Automatisierte Scans mit bf-check.de lassen sich leicht in den Workflow integrieren.

BFSG-Reports als Nachweis nutzen

Ein PDF-Report von bf-check.de dient als dokumentierter Nachweis deiner Prüfung. Jeder Report enthält einen Zeitstempel, die geprüfte URL, die gefundenen Probleme kategorisiert nach WCAG-Kriterium und einen Gesamtscore. Archiviere jeden Report mit Datum in einem dedizierten Ordner.

Führe regelmäßige Re-Scans durch (vierteljährlich empfohlen), um laufende Bemühungen zu belegen. Ein Archiv aus vier Quartals-Reports zeigt der Behörde auf einen Blick: Du kümmerst dich aktiv um Barrierefreiheit. Besonders überzeugend ist es, wenn der Score über die Zeit steigt und die Anzahl der Fehler sinkt.

Ergänze automatisierte Scans durch manuelle Tests. Kein automatisiertes Tool kann alle Barrieren finden. Dokumentiere auch manuelle Tests: Datum, Tester, getestete Seiten, verwendete Hilfsmittel (Screenreader, Tastatur), Ergebnisse.

Der Feedback-Mechanismus nach § 12a BGG

Ein oft übersehener Pflichtbestandteil: Du musst Nutzern eine einfache Möglichkeit bieten, Barrieren zu melden. Dieser Feedback-Mechanismus gehört in die Barrierefreiheitserklärung und muss selbst barrierefrei zugänglich sein.

Mindestanforderungen:

• Kontakt-E-Mail oder barrierefreies Kontaktformular
• Antwortfrist: spätestens innerhalb von vier Wochen
• Inhaltliche Auseinandersetzung mit der gemeldeten Barriere
• Verweis auf die Schlichtungsstelle, wenn keine Einigung erzielt wird

Dokumentiere jede eingehende Meldung und deine Reaktion darauf. Dieses Protokoll ist Teil deines Audit-Trails und zeigt der Behörde, dass du Nutzer-Feedback ernst nimmst.

§ 16 BFSG: Was bei einer Behörden-Anfrage passiert

Die Marktüberwachungsbehörde kann nach § 16 BFSG jederzeit verlangen, dass du die Konformität deiner Webseite nachweist. In der Praxis geschieht das auf drei Wegen:

Anlassbezogene Prüfung: Ein Nutzer beschwert sich bei der Behörde, ein Wettbewerber mahnt ab, oder die Behörde wird durch eigene Recherche aufmerksam.

Stichprobenprüfung: Die Behörde prüft ohne konkreten Anlass eine Auswahl von Webseiten in einer Branche.

Marktüberwachungskampagne: Koordinierte Prüfaktionen auf EU-Ebene, wie sie bereits im Bereich Produktsicherheit üblich sind.

In jedem Fall wirst du aufgefordert, Unterlagen vorzulegen. Mit einem gut gepflegten Dokumentationsordner kannst du innerhalb von Stunden antworten statt in Panik zu verfallen. Wenn du keine Dokumentation hast, kann ein Bußgeld verhängt werden, selbst wenn die Webseite tatsächlich konform ist. Die Beweislast liegt bei dir.

Schritt-für-Schritt: BFSG-Dokumentation aufbauen

Du startest bei null? Kein Problem. Hier ist dein Fahrplan:

Woche 1: Ist-Zustand erfassen. Führe einen bf-check.de Scan deiner wichtigsten Seiten durch. Dokumentiere den Score und die gefundenen Probleme. Lege einen Dokumentationsordner an (digital, z. B. in Google Drive oder SharePoint).

Woche 2: Maßnahmenplan erstellen. Priorisiere die Mängel. Weise Verantwortlichkeiten zu. Setze Fristen. Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Mangel, WCAG-Kriterium, Schweregrad, Verantwortlich, Frist, Status.

Woche 3-4: Erste Korrekturen umsetzen. Beginne mit den kritischen Barrieren. Dokumentiere jede Korrektur im Maßnahmenprotokoll. Führe nach Abschluss einen Re-Scan durch.

Monat 2: Barrierefreiheitserklärung veröffentlichen. Erstelle die Erklärung nach dem EU-Muster und veröffentliche sie auf deiner Webseite. Richte den Feedback-Mechanismus ein.

Monat 3: Schulungen durchführen. Schule dein Team zu den Grundlagen: Alt-Texte, Überschriften, Formulare, Kontraste. Dokumentiere die Schulung mit Datum, Teilnehmern und Inhalten.

Laufend: Regelmäßige Scans und Updates. Vierteljährliche Scans, jährliche Aktualisierung der Barrierefreiheitserklärung, laufende Pflege des Feedback-Protokolls.

Häufige Fehler bei der BFSG-Dokumentation

Diese Fehler sehen wir immer wieder:

Einmaliger Scan ohne Folgemaßnahmen: Ein einzelner Report ohne dokumentierte Korrekturen zeigt der Behörde nur, dass du weißt, dass es Probleme gibt, aber nichts dagegen tust. Das kann kontraproduktiv sein.

Keine Barrierefreiheitserklärung: Viele Webseiten haben ein Impressum und eine Datenschutzerklärung, aber keine Barrierefreiheitserklärung. Dabei ist sie Pflicht und ein einfacher Nachweis guten Willens.

Fehlender Feedback-Mechanismus: Ohne Kontaktmöglichkeit für Barriere-Meldungen fehlst du einer gesetzlichen Anforderung. Ein einfaches Kontaktformular oder eine E-Mail-Adresse reicht als Minimum.

Dokumentation nicht auffindbar: Die beste Dokumentation nützt nichts, wenn sie bei einer Behördenanfrage nicht auffindbar ist. Lege einen zentralen Ordner an und benenne Dateien eindeutig (z. B. "2026-Q1_bf-check-report_startseite.pdf").

Veraltete Erklärung: Eine Barrierefreiheitserklärung von 2025, die nie aktualisiert wurde, signalisiert Desinteresse. Aktualisiere mindestens jährlich.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zur BFSG-Konformität und den Dokumentationspflichten wende dich an eine qualifizierte Rechtsberatung.

Häufig gestellte Fragen